Continuiteit

Doel van dit continuïteits-protocol.

Om de continuïteit van dienstverlening aan onze klanten te waarborgen, beschikken wij over een continuiteits-protocol. Bij tijdelijke of langdurige afwezigheid en/of  calamiteiten kunnen wij door middel hiervan ervoor zorgen dat onze klanten zo min mogelijk hinder hiervan ondervinden. De reden van afwezigheid kan heel vervelend zijn, dan is het vanzelfsprekend dat alvast duidelijk is wat je van ons mag verwachten en wat wij van jou nodig hebben om dit te realiseren.

Wanneer treed dit protocol in werking?

Het protocol treed in werking in onverwachte, onvoorziende situaties waarvan verwacht wordt dat de dienstverlening langer dan 1 maand volledig stil ligt. Een periode van 1 maand wordt door ons aangenomen als acceptabele periode waarbij de continuïteit bij klanten niet in gevaar komt. +Administratiekantoren wordt geacht met deze 1 maand rekening te houden bij de planning van zijn dienstverlening en afwezigheid. Het protocol voor de bereikbaarheid in de dagelijkse praktijk, kan je hier vinden.

Jouw waarnemend +Administratiekantoor.

In overleg, indien mogelijk met jouw +Administratiekantoor en/of belanghebbende van jouw +Administratiekantoor stellen wij een waarnemend +Administratiekantoor (hierna te noemen: waarnemend dienstverlener) vast. Indien jij hier bezwaar tegen hebt of je geeft de voorkeur aan een ander waarnemend dienstverlener binnen het netwerk van +Administratiekantoor dan horen wij dit graag van jou. Voor een lijst met al onze vestigingen kunt je terecht op onze website.

Jouw gegevens bij ons.

In onze klantendatabase heeft jouw +Administratiekantoor essentiele basisgegevens over zijn dienstverlening aan u vastgelegd. Bij in werking treding van dit protocol gebruiken wij deze gegevens om jouw in beeld te brengen en om contactgegevens te achterhalen. Voor alle andere toegang tot jouw gegevens vragen wij enkel en alleen indien vereist en waarvoor we vooraf jouw toestemming hebben gekregen.

Wij stellen je op de hoogte.

Alle klanten worden zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld van het in werking treden van het continuïteits-protocol middels een e-mail naar e-mailadres wat in onze klantendatabase is vastgelegd, is dit niet mogelijk dan per telefoon gevolgd door voornoemde E-mail. Indien mogelijk bij vooraf wetenschap van absentie afwezigheid wordt je op de hoogte gesteld 1 maand van tevoren. Per mail wordt de volgende inhoud opgenomen:
  • Reden voor in werkingtreding van dit continuïteitsprotocol en verwachtingspatroon;
  • Voorstellen en contactgegevens van waarnemend dienstverlever en;
  • Klant vragen om bedrijfsafhankelijke processen die onmiddelijke aandacht vergen, onder de aandacht brengen bij jouw waarnemend dienstverlever.

Je toestemming is vereist.

Wij hebben alleen toegang tot de data en het fysieke dossier met betrekking tot onze dienstverlening aan jou, na jou en jouw +Administratiekantoor’s nadrukkelijke toestemming. Rekening houdend met bij ons bekende gangbare data voor BTW aangiften maand/kwartaal, IB aangiften, VPB aangiften, en door jou in de eerdere mail aangegeven bedrijfsafhankelijk processen, vragen wij per softwarepakket en/of fysiek dossier jouw toegang en toestemming om onze dienstverlening te kunnen continueren. Tevens wordt de periode van toestemming vastgelegd tot een bepaalde datum of op oneindig. Dit zal veelal afhankelijk zijn en in overeenstemming van het eerder gecommuniceerde verwachtingspatroon.

Ondersteunde software.

Dit continuïteits-protocol is alleen van toepassing op software die wij binnen onze dienstverlening ondersteunen. Onderstaand geven wij de softwarepakketten die wij volledig ondersteunen. Wellicht heb jij tot één of meerdere hiervan toegang, eventueel kan je dit op onze website terugvinden door naar inloggen te gaan. Derden inclusief eigen Excel sheets en/of dergelijke kunnen wij niet hierin meenemen, wel de nadrukkelijke inspanningsverplichting van jouw waarnemend dienstverlener.

Basecone voor digitale document verwerking
visionplanner - voor de visualisatie van uw cijfers
nmbrs
Secure login
Secure login

Langer dan 4 maanden afwezigheid.

Als de verwachtte afwezigheid van jouw +Administratiekantoor langer dan 4 maanden is zullen wij voorstellen om de volledige dienstverlening bij de waarnemend dienstverlener neer te leggen. Wij kunnen jou dan zo eenvoudig mogelijk en zonder hinder aan jouw zijde onze dientverlening voortzetten. Mocht je liever een andere dienstverlener zoeken dan zullen wij ook hier in de overdracht aan mee werken. Je kunt dit kenbaar maken aan jouw waarnemend dienstverlener door middel van een mail aan hem of haar.